- FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS
CONTABLES Y NO CONTABLES.
A medida que crecen las empresas, estas van
estableciendo normas y pautas acerca de cómo se debe llevar a cabo el trabajo
de los empleados. Existen básicamente dos tipos de decisiones que llevan a cabo
los empleados en una empresa: decisiones no rutinarias y decisiones rutinarias.
Para llevar a cabo la primera, se requiere de un mayor conocimiento tanto del
funcionamiento operativo como de criterios solidamente adquiridos en el desempeño
del cargo. El segundo tipo de decisiones, las rutinarias, son totalmente
factibles de que sean estandarizadas, con el objetivo de que la compañía no vea
improvisada su acción ante hechos de la misma naturaleza.
La organización administrativa en una compañía puede
establecerse a través de la clasificación de los procedimientos en dos grandes grupos:
- Procedimientos
contables
- Procedimientos
no contables
PROCEDIMEINTOS CONTABLES:
Procedimientos contables procesos e instructivos que
se utilizan para el registro de las transacciones u operaciones en los libros
contables.
Dentro del ciclo de operaciones de una empresa, se
definen los procedimientos contables, como todos aquellos procesos, secuencia
de pasos e instructivos que se utilizan para el registro de las transacciones u
operaciones que realiza la empresa en los libros de contabilidad.
Desde el punto de vista del análisis, se pueden
establecer procedimientos contables, para el manejo de cada uno de los grupos
generales de cuentas de los estados financieros. Algunos ejemplos de
procedimientos contables, son los siguientes:
• Recepción de inventarios
• Ventas de productos
• Fabricación de productos
• Registro de estimaciones
• Destrucción de inventarios
Realizar y llevar a cabo un inventario de todos
aquellos procedimientos que pueden asimilarse como procedimientos contables de
acuerdo con la definición dada al principio, permite conocer en profundidad
todas las posibles operaciones que pueden afectar los estados financieros.
Cuando se está realizando el análisis de todos los
procesos llevados a cabo por la empresa, es sumamente importante determinar e
identificar todos aquellos clasificables como procedimientos contables. Este
primer paso del análisis ayudará a determinar e identificar en cuáles de ellos
un error pudiera tener mayor impacto sobre los estados financieros que otro.
La amortización de una plusvalía por lo general,
representa montos importantes. En una empresa manufacturera, se considera
altamente crítico, el manejo de todos los inventarios, sean éstos de productos
terminados, productos en proceso, materias primas o materiales y suministros.
Es probable que para una empresa de servicios el
manejo de los inventarios involucre cifras de poca importancia en comparación a
lo que representan éstos para una empresa manufacturera.
PROCEDIMIENTOS NO CONTABLES
Procedimientos no contables aquellos que no afectan
las cifras de los estados financieros.
En contraposición a los procedimientos anteriormente
mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los
estados financieros; algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son los
siguientes:
- ? Procedimiento
para cambiar datos de una cuenta correntista
- ?
Procedimiento para contratación de empleados
- ?
Procedimiento para cambio de horario laborable
- ?
Procedimiento para tramitar reclamos de clientes
El manejo de registros constituye una fase o
procedimiento de la contabilidad. El mantenimiento de los registros conforma un
proceso en extremo importante, toda vez que el desarrollo eficiente de las
otras actividades contable depende en alto grado, de la exactitud e integridad
de los registros de la contabilidad.
Los procedimientos contables son:
- Cuentas
- Débitos y créditos
- Cargos y créditos a las cuentas
- Cuentas de activos
- Cuentas de pasivo y capital
- Resumen del funcionamiento de los débitos y créditos
- Registros de las operaciones
- Cuentas por cobrar y por pagar
- El diario y el mayor
- Pases al mayor
- Determinación de los saldos de las cuentas
- La balanza de comprobación
Procedimientos no contables aquellos que no afectan
las cifras de los estados financieros.
En contraposición a los procedimientos anteriormente
mencionados, los procedimientos no contables no afectan las cifras de los
estados financieros y los que también necesita una empresa o organización
aparte de la contabilidad. Algunos ejemplos de este tipo de procedimientos son
los siguientes
- Procedimiento
para cambiar datos de una cuenta corrientita
- Procedimiento
para contratación de empleados
- Procedimiento
para cambio de horario laborable
- Procedimiento
para tramitar reclamos de clientes
El Costo o Coste es el gasto económico que representa
la fabricación de un producto o la prestación de un servicio. Dicho en
otras palabras, el costo es el esfuerzo económico (el pago de salarios, la
compra de materiales, la fabricación de un producto, la obtención de fondos
para la financiación, la administración de la empresa, etc.) que se debe
realizar para lograr un objetivo operativo. Cuando no se alcanza el objetivo
deseado, se dice que una empresa tiene perdidas.
3.1. DEFINICION DE LO S SISTEMAS DE COSTOS
Son el conjunto de procedimientos, técnicas, registros
e informes estructurados sobre la base de la teoría de la partida doble y otros
principios técnicos, que tienen por objeto la determinación de los costos
unitarios de producción y el control de las operaciones fabriles.
También se podría decir que es una fase amplificada de
la contabilidad general o financiera de una entidad industrial o mercantil, que
proporciona rapidez a la gerencia los datos relativos a los costos de producir o vender cada
artículo o de suministrar un servicio en particular también, la contabilidad de
costos es la parte de la ciencia contable dedicada al estudio racional de los gastos
efectuados para obtener un bien de venta o de consumo, ya que sea producto o
servicio.
Desde el punto de vista histórico, la contabilidad de
costo ha tenido un desarrollo paralelo al progreso industrial tan pronto como
surgieron las actividades fabriles se hizo necesario utilizar procedimientos y
registros contables, las cuales fueron intensificándose cada vez más y por
consiguiente se determinaba por sí misma lo que en realidad se incurrió para
producir cada unidad de producto terminado, con el fin de utilizar estos costos
en la evaluación de inventarios y en la determinación de los beneficios periódico.
Como consecuencia la modernización cada vez mayor de equipos e instalaciones
industriales. Podemos decir que la contabilidad de los costos comprende: la
determinación, acumulación, registro, análisis, información e interpretación de
los costos de producción, distribución y administración.
El objetivo de un sistema de contabilidad de costos o sistema de costeo es
acumular los costos de los productos o servicios. La información del costo de un producto o servicio
es usada por los gerentes para establecer los precios del producto, controlar las operaciones, y desarrollar
estados financieros. También, el sistema de costeo mejora el
control proporcionando información sobre los costos incurridos por cada
departamento de manufactura o proceso.
DEPENDIENDO DE "COMO" SE ACUMULAN LOS COSTOS
PARA COSTEAR LA PRODUCCION, LOS SISTEMAS DE COSTEO SE CLASIFICAN EN:
COSTEO POR ÓRDENES:
Un sistema de costeo por órdenes proporciona un
registro separado para el costo de cada cantidad de producto que pasa por la
fábrica. A cada cantidad de producto en particular se le llama orden. Un sistema de costeo por
órdenes encaja mejor en las industrias que elaboran productos la mayoría de las
veces con especificaciones diferentes o que tienen una gran variedad de
productos en existencia. Muchas empresas de servicios usan el sistema de costeo
por órdenes para acumular los costos asociados al proporcionar sus servicios a
los clientes. Algunas características de los sistemas de costeo por órdenes se
mencionan a continuación:
- Se acumulan por lotes
- Producción bajo pedidos específicos
- No se produce normalmente el mismo artículo
- Ej.: Despacho contable, constructora, envases con diseño específico.
COSTEO POR PROCESOS:
En un sistema de costeo por procesos, los costos son
acumulados para cada departamento o proceso en la fábrica. Un sistema de
procesos encaja mas en las compañías de manufactura de productos los
cuales no son distinguibles unos con otros durante un proceso de producción
continúo. Algunas características de los sistemas de costeo por procesos se
mencionan a continuación:
- Se
acumulan por departamento
- Producción
continua y homogénea
- Ej.:
Refinería de petróleo, refrescos, medicinas, juguetes, pantalones.
- Antes
de iniciar el proceso - Costos predeterminados (estimados o estándar)
- Después
o al mismo tiempo del proceso - Costos reales (actuales o históricos).
El registro de las operaciones o transacciones que
genera una empresa requiere que los datos sean recolectados, clasificados y
codificados para luego, ser registrados. Una de las herramientas principales para el registro de las operaciones,
es la cuenta.
La cuenta es el medio de registro para cualquier tipo
de operaciones que pueda afectar los activos, pasivos o el patrimonio de una
entidad. Muchas veces se oye a los profesionales de la contaduría, la expresión
llevar libros o llevar contabilidades, de esta manera se esta expresando que se
están efectuando registros en los libros de contabilidad. Los principales
libros son el diario, el mayor y el de inventario y balance. El avance
tecnológico ha hecho que no tenga sentido el llevar los registros en forma manual.
La carga de trabajo que puede generarse si los libros no son llevados a traves
de un computador, hace que no sea de costo/beneficio, el registrar y controlar
manualmente las operaciones y transacciones. Para registrar las transacciones
financieras las cuentas son clasificadas en varios tipos: reales, nominales y
de orden.
4.2. IMPORTANCIA DE LOS REGISTROS
Toda entidad económica necesita controlar las
transacciones que afectan su posición financiera o los resultados del periodo.
Los registros son la memoria permanente de toda empresa. Cuando un cliente al
cual le vendemos mercancía nos requiere el saldo de su cuenta, normalmente se
le entrega un estado de cuenta, el cual detalla los movimientos que tuvo para
un periodo determinado, el saldo final de la misma. La contabilidad y sus
registros muestran todo lo que sucedió en la empresa durante un periodo.
Se puede afirmar que todas las decisiones
empresariales giran, de alguna manera, alrededor de la información financiera
que se desprende de los registros contables. Los registros de contabilidad son
importantes por las siguientes razones:
- Permiten
efectuar un seguimiento preciso a grupo de operaciones o algunas operación
especifica.
- Son la
base para la elaboración de los estados financieros.
- Ayudan
a tomar decisiones en diferentes áreas de la empresa.
4.3. TIPOS DE CUENTAS
Para registrar las operaciones, existen varios tipos
de cuentas bajo las cuales se ordenan y clasifican las operaciones. Las cuentas
son los registros detallados que reflejan los cambios en los activos, pasivos y
el patrimonio de una empresa. Las cuentas podemos clasificarlas en tres tipos
dentro de un sistema contable.
- Cuentas
reales
- Cuentas
nominales
- Cuentas
de orden
CUENTAS REALES
Son aquellas que se utilizan para el registro de todas
las transacciones que afectan directamente a un balance general. Ejemplo: las cuentas
por cobrar, los activos fijos, cuentas por pagar, el capital social y los
rubros del superávit.
Las cuentas reales por ser utilizadas, para elaborar
el balance general, reflejan la posición financiera de una entidad en forma
detallada. Las cuentas reales de una empresa no sufren el proceso de cierre
periódico que tienen las cuentas nominales, ya que las cuentas reales
representan los bienes o derechos u obligaciones contractuales de la empresa.
Por pertenecer al balance general, las cuentas reales pueden ser:
- Cuentas
de activo
- Cuentas
de valuación de activos
- Cuentas
de pasivo
- Cuentas
de patrimonio
CUENTAS DE ACTIVOS
Representan todos los bienes y derechos que la empresa
posee, entendiéndose por bienes, aquellos elementos que son factibles de medición
como por ejemplo: efectivo en caja, efectivo en bancos, mobiliario y por
derechos, aquellos elementos que pertenecen a la empresa y sobre los cuales se
puede ejercer acción legal o no, para obtener la contraprestación convenida
tales como las cuentas por cobrar, documentos por cobrar o los derechos de
autor.
CUENTAS DE EVALUACION DE ACTIVOS
Representan una disminución al saldo de las cuentas de
activo a las cuales valúan. Las cuentas de valuación se utilizan para reflejar
el valor de realización de algún activo, o para registrar la aplicación de los
principios contabilidad generalmente aceptada y aplicable a diferentes partidas
del activo.
CUENTAS PASIVO
Representan todas las obligaciones reales o
contingentes, las cuales exigen que en una fecha futura se pague una suma de dinero,
se preste un servicio o se entregue un bien.
CUENTAS DE PATRIMONIO
Muestran las cantidades aportadas por los accionistas
y las ganancias o perdidas ocurridas por operaciones con los accionistas, con
terceros o causadas por las actividades normales del negocio. El patrimonio,
también conocido como capital contable.
CUENTAS NOMINALES
Son aquellas cuentas que registran las modificaciones
al patrimonio de la empresa por concepto de aumentos o disminuciones a este y
durante un ejercicio económico. Las cuentas nominales pueden ser clasificadas
de la siguiente forma.
- Cuentas
de ingresos
- Cuentas
de costos
- Cuentas
de egresos
CUENTAS DE ORDEN
Son aquellas cuentas que controlan ciertas operaciones
o transacciones que no afectan el activo, el pasivo, el patrimonio o las
operaciones del periodo, pero que de una u otra forma, las operaciones que las
generan significan alguna responsabilidad para la empresa y en consecuencia, es
necesario establecer cierto tipo de control sobre ellas. Las cuentas de orden
son presentadas al pie del balance general, las deudoras debajo del total del
activo y las acreedoras debajo del pasivo y patrimonio.
Normalmente, es práctica en algunos casos el no
detallar los saldos de las cuentas de orden, y solo se presenta un total
general. Una de las características de las cuentas de orden es que los debitos
son iguales a los créditos en las cuentas Per-contra. Algunas cuentas de orden
de uso común son las siguientes.
- Avales
y fianzas otorgados
- Avales
y finanzas recibidos
- Mercancía
recibidas en consignación
- Giros
enviados al cobro
- Cuentas
por cobrar condonadas
- Valores
recibidos en garantía
- Valores
entregados en garantía.
4.4. REGISTRO DE OPERACIONES
Debemos distinguir las siguientes etapas en el proceso
de registrar las operaciones.
- Recolección
de registros
- Clasificación
de registros
- Codificación
de registros
- Registro
de las operaciones
El proceso de recolección de registros corresponde a
toda la recopilación de información susceptible de registro para una entidad. Una
vez que los registros son recolectados, esto debe ser clasificado.
El proceso de clasificación de registros consiste en
la separación de las operaciones de acuerdo con criterios previamente
establecidos. La clasificación de registros puede ser realizada con base en
tipos de operaciones, o en los ciclos de operaciones que típicamente son
efectuadas en una empresa. Una clasificación de registro debe indicar la fuente
y origen de las transacciones de acuerdo con cada documento fuente.
La codificación de registros consiste en la asignación
de una identificación a cada uno de los elementos de una lista de elementos. De
esta forma, la búsqueda o identificación de un elemento resulta mucho más fácil
desde el punto de vista del usuario que accese algún tipo de información. Todo
sistema exige que las operaciones o registro sean codificadas de alguna forma,
ello hace necesario que una empresa requiera la adopción de algún método de
codificación.
El siguiente paso, una vez codificadas las
operaciones, es el registro de las operaciones, la cual consiste en grabar o
reflejar en algún medio de almacenamiento, todos los datos, de tal forma que se
pueda accesar posteriormente la información. el proceso de registro de las
operaciones requiere que se tenga parte de un método de codificación, un
sistema para el registro de las operaciones.
4.5. LIBROS CONTABLES
Son los instrumentos donde se asientan o registran las
operaciones contables. el registro de las operaciones debe ser realizado en
forma cronológica, es decir a medida que van sucediendo las transacciones. Con
el grado de avance que actualmente nos brinda la tecnología, prácticamente los
registros manuales tienden a desaparecer, para dar paso a nuevos conceptos al
manejo de la información. Los libros principales para llevar una contabilidad
son:
- Libro
diario
- Libro
mayor
- Libro
de inventario y balances
LIBRO DIARIO
Es aquel en el cual se van registrando en forma
totalmente cronológica. Todas las operaciones referentes al negocio. El
registro de los movimientos puede ser resumido de tal forma que se haga
práctico el uso de las hojas. Un libro diario debe reflejar operaciones que
estén soportadas por documentos que revelan o evidencien la operación
susceptible de registro.
Antes de utilizar los libros deben ser foliados, es
decir inicializados por la autoridad mercantil competente para que sirva como
documentos legales de la empresa a la cual pertenece. Las partes que pueden
identificarse en un libro diario son las siguientes:
- Año
- Mes
- Día
- Código
de cuenta
- Nombre
de la cuenta
- Nuecero
de asiento
- Descripción
del asiento
- Referencia
al libro mayor
- Columna
de subtotales
- Total
debe
- Total
haber
- Foliado
(numero de la hoja del diario)
- Titulo(
diario general)
LIBRO MAYOR
Es aquel en el cual son pasadas todas las cuentas y
los movimientos que son registrados en el libro diario. A nivel de un sistema
manual, un libro mayor debe tener al menos una hoja o folio para cada cuenta
del código contable.
LIBRO DE INVENTARIO Y DE BALANCES
Refleja los inventarios al inicio y al final del
ejercicio o periodo económico de la empresa, la situación financiera: balance
general a una fecha determinada y el resultado de operaciones: estado de
ganancia y perdida, para un periodo.
4.6. DISPOSICIONES LEGALES RELACIONADAS CON LOS LIBROS
En distintos países las disposiciones legales
difieren, pero no sustancialmente respecto a los aspectos de forma y de fondo
en la presentación de los libros de contabilidad. Para tener una idea de la
realidad en varios países seguidamente se representan los libros de carácter
obligatorio según lo establecen las leyes de cada país.
Colombia
En Colombia el artículo 49 de código de comercio establece que
los libros obligatorios para un comerciante son:
- Libro
de inventarios y balance
- Libro
diario
- Libro
mayor
España
De acuerdo con el artículo 25 del código de comercio,
todo empresario llevara necesariamente, sin perjuicio del establecido en las
leyes o disposiciones especiales un libro de inventario y cuentas anuales y
otro diario.
Según el artículo 26 del código del comercio,
reformado por la citada ley, las sociedades mercantiles llevaran también un
libro de actas.
A partir de 1 de enero de 1974, dejo de ser
obligatorio el libro de mayor.
Venezuela
El código de comercio en su articulo 32, establece
que; todo comerciante debe llevar en idioma castellano su contabilidad, la cual
comprenderá obligatoriamente el libro diario, el libro mayor y el de inventario.
Como muchas legislaciones mercantiles, se establece ciertos requisitos de
forma, bajo los cuales debe ser llevado los libros. Asia, tenemos:
- Que el
libro diario y el inventario sean previamente presentados al registro
mercantil
- Que no
se incurra en alteraciones que puedan interesarse la fidelidad de las
operaciones realizadas, por lo cual no esta permitido.
-Alterar la fecha de las operaciones
-Dejar blancos en el cuerpo de los asientos o entre
asientos y asientos
-Hacer interlineaciones o asientos marginales
-Arrancar hojas, alterar la foliatura o mutilar los
libros. (Articulo 37 del código de comercio).
4.7. MAESTRO DE CUENTAS
En este archivo se guarda la información equivalente
al libro mayor. Una definición elemental del archivo seria la siguiente:
4.8. MAESTRO DE TRANSACCIONES
En este archivo se guarda información equivalente al
libro diario. Una definición elemental del archivo seria la siguiente:
4.9. MAESTRO DE PRODUCTOS
En este archivo se guarda la información equivalente
al libro auxiliar de inventario. Una definición elemental de este archivo seria
la siguiente:
4.10. MAESTRO DE CUENTAS POR COBRAR
Es la base sobre la cual descansa la confiabilidad de
un sistema contable, el grado de fortaleza del control interno determina si
existe una seguridad razonable de que la operación reflejada en los estados
financieros son confiables, o no. Una debilidad importante del control interno,
o un sistema de control interno, representa un aspecto negativo dentro de la estructura
de un sistema contable.
El mantener una adecuada estructura de control interno
es responsabilidad de una gerencia la cual debe realizar las estimaciones
necesarias para asegurar de que los beneficios esperados por la implantación de
los procedimientos de control, son superiores a los costos de estos respectivos
procedimientos. Los objetivos del control interno son proveer a la gerencia de
una seguridad razonable, pero no absoluta de que los activos especialmente los
valiosos y movibles, están protegidos contra perdidas por el uso o disposición
no autorizado, y que las operaciones son realizadas con autorización de la
gerencia, y registradas adecuadamente para permitir la elaboración de estados
financieros de conformidad con principios de contabilidad de aceptación
general.
5.1. IMPORTANCIA Y OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO
El control interno contable representa el soporte bajo
el cual descansa la confiabilidad de un sistema contable. Un sistema de control
interno es importante por cuanto no se limita únicamente a la confiabilidad en
la manifestación de las cifras que son reflejadas en los estados financieros,
sino también evalúan el nivel de eficiencia operacional en proceso contables y
administrativos.
El control interno en una identidad esta orientado a
prevenir o destetar errores e irregularidades, la diferencia entre errores e
irregularidades es la intencionalidad del hecho, el termino errores se refiere
a errores u omisiones no intencionales, las irregularidades se refieren a
errores u omisiones intencionales.
El sistema de control interno debe brindar una
confianza razonable de que los estados financieros han sido elaborados bajo
esquema de control que disminuyen la probabilidad de tener errores sustanciales
en los estados financieros. Con respecto a las irregularidades, el sistema de
control interno debe estar preparado para descubrir o evitar cualquier irregularidad
que se significativos con respecto a los estados financieros, es importante los
montos no sean significativos con respecto a los estados financieros, es
importante que se evite o estos sean descubiertos oportunamente, debido a que
tienen implicaciones sobre la correcta conducción del negocio.
5.2. TIPOS DE CONTROL
El control interno puede llevarse a cabo a través de
la implantación de diversas técnicas para el chequeo y verificación de las
operaciones. Se establecen distintas técnicas de control interno.
Para llevar a cabo los controles necesarios e
inherentes a todo sistema de contabilidad, se disponen de siguientes tipos
básicos de control:
- De
existencia
- De
exactitud
- De
autorización
- De
custodia
Cada uno de estos tipos de control interno esta dirigido
a cumplir con los objetivos final de fortalecer el sistema en su totalidad.
Veamos en que consiste cada unos de estos.
CONTROL DE EXIXTENCIA
Una de las preocupaciones de toda la gerencia, debe
ser que la entidad registre solo aquellas operaciones que existan y que tengan
efecto sobre ella. Los controles de existencia son aquellos controles que
aseguran que las transacciones registradas existan y sean validas. Una entidad
no puede registrar en los libros operaciones no realizadas o que no sean reales.
CONTROL DE EXACTITUD
Toda transacción que sea susceptible de registro en el
mayor general, debe ser cuantificable en términos monetarios. Por lo general,
ese valor monetario se desprende de los documentos que soportan los registros
contables. Cuando se esta registrando una factura debe asentarse en la mayor
general, el monto que refleja tal documento en caso en que los bienes recibidos
estén de acuerdo con las especificaciones dadas al proveedor. Puede darse el
caso de que un activo recibido tenga un valor menor al especificado en la
factura.
Los controles de exactitud permiten registrar
operaciones por los montos que reflejan los documentos originales que generan
la transacción.
CONTROLES DE AUTORIZACION
Los controles de autorización están orientados a
permitir operaciones que son validas desde el punto de vista interno. Un
control de autorización le da validez a la existencia de una transacción y genera
normalmente la continuación o no del procesamiento de la operación. Un control
de autorización puede ser hecho en forma manual o computarizada.
CONTROLES DE CUSTODIA
En la definición dada acerca del control interno, se
definió como un objetivo de este, el salvaguardar los activos de importancia y
que fueran susceptibles de disposición no autorizada.
Los controles de custodias sirven para asegurar de que
los activos valiosos y movibles están resguardados del riesgo de robo y
pérdida.
5.3. MÉTODOS DE DOCUMENTACIÓN
Cuando se evalúan los controles internos, la documentación
de esta evaluación se realiza en los papeles de trabajo los cuales deben estar
elaborados de tal forma que se soporten apropiadamente la evidencia de la
evaluación de los sistemas, métodos y procedimientos de control interno
general. Existen diferentes técnicas para documentar la evaluación de control
interno contable, a saber:
- Cuestionarios
- Narrativos
- Flujogramas
CUESTIONARIOS
Los cuestionarios son las técnicas mas antigua para
documentar y evaluar el control interno y consiste en la formulación de
preguntas agrupadas en una de las siguientes formas:
- Por
cuentas principales de los estados financieros
- Por
departamentos de la empresa
- Por
ciclos de negocios
- Generales
NARRATIVOS
Al igual q los cuestionarios, los narrativos son
técnicas que tiene el objetivo de documentar los controles internos, pero con
la peculiaridad que se tiene un mayor nivel de detalle, en contraposición a los
cuestionarios, que por lo general, son mas puntuales. Con un narrativo, la
evaluación y documentación de los controles internos es mas detallado, de tal
forma que se permite realizar comentarios a los aspectos en reflejados.
FLUJOGRAMAS
Los Flujogramas son técnicas de documentación, mas graficas
que narrativas. Se utilizan cuando se desea tener una primera apreciación
acerca del funcionamiento de un procedimiento a nivel general. Podemos tener
los siguientes tipos de Flujogramas.
- Secuenciales
- Columnares
- Analíticos
5.4. INFORME DE CONTROL INTERNO.
El informe de control interno es un informe dirigido a
la alta gerencia de una entidad, en el cual se detallan todas las situaciones o
debilidades encontradas en la evaluación de los sistemas, métodos y
procedimientos de contabilidad usados. El informe de control interno debe ser
redactado en un estilo sobrio, en el cual no se debe en ningún caso
personificar o señalar cargos específicos en la entidad, acerca de las
responsabilidades detectadas como debilidad. Los informes pueden ser emitidos
por el departamento de auditoria interna, o por el contador publico
independiente que ha examinado los estados financieros. Las responsabilidades
de cada uno son diferentes, por tanto, el alcance del trabajo de evaluación del
control interno contable y su informe relacionado.
Es una exigencia la emisión de la carta de control
interno para toda revisión de los estados financieros. Debe tenerse presente
que no existe la empresa perfecta, por lo que en caso de no existir
observaciones, tal situación puede originarse en todo caso por la falta de
profundidad en el trabajo de contador publico. Los puntos de observación varían
en el grado de importancia, es decir, habrá observaciones que desde el punto de
vista del control interno, deberán ser subsanadas con mayor rapidez que otras.
Una ultima observación referente a la carta de control interno es su carácter
confidencial, lo que es necesario, a fin de proteger los intereses de a empresa
a la cual se le hizo una revisión de las cifras, o de los sistemas contables en
funcionamiento. El informe de control entreno realizado por el contador publico
independiente recibe varias denominaciones, a saber.
- Carta
de gerencia
- Memorando
de control interno
- Carta
de observaciones de control interno
