CAJA CHICA

¿Cómo es el manejo correcto de la Caja Chica o Caja Menor de una empresa?

 En todas las compañías o empresas, pequeñas o grandes, tanto publicas o privadas, siempre existe una caja chica o caja menor.

¿Qué es una Caja Chica?.

 Es un fondo fijo que se tiene estipulado y en efectivo para cubrir gastos menores que pueden surgir del día a día, estos fondos se reintegran por lo general al final de cada mes.

Al cierre de mes, el efectivo que quede más los gastos realizados deben sumar el monto inicial del fondo, luego se realiza la reposición de la caja chica y se emite el reporte contable con todos sus soportes.

Las facturas deben tener todos los requisitos exigidos por el Seniat para que puedan ser contabilizadas, como el número de factura, nombre, cedula de identidad o R.I.F., IVA, entro otros, pero hay gastos que no emiten facturas, como puede ser el pasaje en un autobús, para estos gastos hay que emitir un recibo de caja chica.

Los gastos que se llevan en la caja chica por lo general son compras de material de oficina, reparaciones menores, refrigerios, gasolina, pasajes, estacionamientos entre otros. Los gastos se pueden agrupar en uno solo, de modo de no tener que especificar cada uno de ellos, por ejemplo, se pueden agrupar todos los gastos de estacionamientos en uno solo. Estos gastos o compras pequeñas deben ser controlados, registrados y contabilizados.

La caja chica se utiliza para solventar algún imprevisto diario, y no para pagar gastos por montos que sobrepasen el límite establecido en la caja chica.

Se debe establecer una política clara sobre qué tipo de gastos se pueden cubrir con la caja chica, y qué tipo de comprobantes y justificaciones se exigirán con cada desembolso.

Debe haber una sola persona responsable de la caja chica, y se deben realizar auditorias periódicas para saber si se le está dando el uso correcto al dinero y si los gastos están debidamente respaldados.

LA CUENTA DE CAJA CHICA O CAJA MENOR

          Para los pagos menudos, a fin de no hacer cheques por cantidades irrisorias, se suele crear la caja chica, con un fondo fijo de unos 100, 500, 1.000, o 2.000 bolívares, según la empresa y sus requerimientos.

       La cuenta de caja chica no se movilizara, sino al momento de ser creado el fondo fijo o cuando se decida aumentar o disminuir su cuantía o al momento de decidirse su eliminación.
       Se creara con un cargo a la cuenta de caja chica y con un abono a banco y nunca más se movilizara dicha cuenta, con las excepciones indicadas.

         Con el fondo de la caja chica se van cancelando los pagos menudos y se conservan los correspondientes comprobantes numerados. Cuando el fondo tienda a agotarse, cada fin de mes o al cierre de libros, se repondrá con un cheque; el cual se cargara no ala cuenta de caja chica sino a cada una de las cuentas que dieron origen a los desembolsos de caja chica, de acuerdo a los respectivos comprobantes citados.

         El cheque de reposición del fondo de caja chica suele hacerse a nombre de la persona encargada de manejarla; quien solo podrá efectuar los pagos previamente autorizados. El custodio de la caja chica nunca ha de recibir dinero y, en caso de recibirlo ha de depositarlo integro en la cuenta bancario de la empresa